Onboarding ist ein komplexer Prozess, was besonders in unserem derzeitigen virtuellen Arbeitsumfeld deutlich wird.
Mit der richtigen Software und den passenden Tools lässt sich jedoch leicht ein effizientes und erfolgreiches virtuelles Onboarding-Programm erstellen. Eine Sales-Enablement-Lösung unterstützt dabei, Onboarding-Programme zu skalieren und neue Mitarbeiter*innen auf motivierende Weise effizient einzuarbeiten.
Nachfolgend möchten wir Ihnen anhand von Best Practices und Anwendungsbeispielen zeigen, welche 3 Phasen Sie auf Ihrem Weg zum erfolgreichen Onboarding-Programm durchlaufen sollten.
Phase 1: Das Fundament des Onboarding-Programms entsteht durch Träumen
Zu Beginn gilt eine einfache Grundregel: „Dream big!“ Die erste Phase sollte genutzt werden, um sich vorzustellen, wie das Onboarding am Ende idealerweise aussehen sollte. Träumen ist dabei nicht nur erlaubt, sondern erwünscht. Hier ein Einblick in die Wunschvorstellung von Molly, Sales Enablement Specialist bei Showpad, für unser eigenes Onboarding-Programm:
„Das Onboarding-Programm soll zu 100 % mit Showpad erfolgen.“
So erlernen neue Mitarbeiter*innen selbstständig, wie die Plattform aufgebaut ist, was sie kann und wie sie mit ihr arbeiten können.
„Das Programm soll Freude am Lernen bereiten und motivieren, so dass neue Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass sie im besten Unternehmen überhaupt arbeiten.“
Dieser Aspekt ist besonders für das Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter*innen wichtig. Denn diese starten in der Regel schnell in die Kaltakquise. Neue Vertriebsmitarbeiter*innen zu trainieren und kontinuierlich zu unterstützen, erweist sich in Zeiten von Homeoffice als überaus schwierig. Das Onboarding dient dazu, sie zu motivieren und ein solides Wissensfundament aufzubauen.
Weiter war Molly daran gelegen, dass eine Karriere im Vertrieb eine durchgehend reibungslose Erfahrung ist – vom ersten bis zum letzten Tag.
Zusätzlich sollte auch den Vertriebsleiter*innen das Leben erleichtert werden. Diese waren zuvor wochenlang mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen beschäftigt. Das Training sollte produktiver und effektiver gestaltet werden, was neben einer verkürzten Onboarding-Zeit auch dazu führt, dass Vertriebsleiter*innen sich auf die Einarbeitung ihrer neuen Mitarbeiter*innen freuen können und gleichzeitig mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben bleibt.
In der ersten Phase lohnt es sich zudem, das aktuelle Onboarding-Programm zu bewerten und Lücken in den Prozessen zu identifizieren. So lässt sich herausfinden, wo Optimierungsbedarf herrscht. Dazu eignet sich Feedback aus Umfragen oder die Arbeit mit Fokusgruppen bestehend aus neuen Mitarbeiter*innen und Vertriebsleiter*innen während des Aufbaus des Onboarding-Programms.
Wagen Sie anschließend einen Blick über den Tellerrand: Neue kreative Ideen können den Unterschied zwischen gut und großartig machen. Für Molly waren das beispielsweise visuell ansprechend gestaltete Seiten, um die Freude an der Arbeit mit Showpad beim Onboarding zu steigern. Eine weitere Idee war, direkt nach Vertragsunterzeichnung bereits einen Shared Space anzulegen und diesen mit den neuen Mitarbeiter*innen zu teilen, was die kontinuierliche Kommunikation fördert und dazu führte, dass sie es kaum erwarten können, endlich durchzustarten.
Mit dieser Checkliste sind Sie auf der sicheren Seite und vergessen keinen Schritt:
✓ Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen
✓ Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder, die im Laufe des Prozesses involviert sind
✓ Arbeiten Sie zusammen und sammeln Sie Ideen in Online-Tools wie Miro oder neXboard
✓ Arbeiten Sie die einzelnen Schritte in Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello ein
✓ Erstellen und planen Sie Feedback-Runden durch Umfragen oder Meetings in Fokusgruppen
✓ Vergessen Sie dabei nicht, zu träumen
Sind alle Schritte abgeschlossen, steht das Fundament Ihres Onboarding-Programms.
Phase 2: Der Aufbau des Onboarding-Programms
Die Aufbauphase ist der zeitintensivste Teil eines Onboarding-Programms. Im ersten Schritt wird eine grobe Struktur des gesamten Programms erstellt. So lässt sich die Länge festlegen und auch, wie das Onboarding in den kontinuierlichen Lernprozess übergeht.
Als nächstes wird der Kenntnisstand bestimmt, den neue Mitarbeiter*innen vor dem Kontakt mit Interessent*innen oder Kund*innen erreichen müssen. Anhand einer Scorecard, auf der die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten aufgeführt sind, wissen neue Mitarbeiter*innen, welche Kompetenzen sie beherrschen müssen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu agieren.
Diese wiederum können in Kurse aufgeteilt und mit Tools wie Showpad Coach für das Onboarding angelegt werden. Die Kurse dienen dann auch als Grundlage für das weitere Training. Im letzten Schritt können Deadlines für einzelne Kurse und Zertifikationen hinzugefügt werden.
Während des Aufbaus eines Onboarding-Programms tragen viele Faktoren zur bestmöglichen Gestaltung bei.
Mit unserer Checkliste für die Aufbauphase vergessen Sie auch hier keinen Schritt:
✓ Erstellen Sie ansprechende Grafiken, Pages und Shared Spaces zur Motivationssteigerung
✓ Nutzen Sie nutzerfreundliche Design- und Bearbeitungstools wie z.B. Canva
✓ Lernen Sie in einem unserer Academy-Kurse, wie Sie Pages, Experiences und Kurse in Showpad erstellen
✓ Fangen Sie an, Ihr Onboarding-Programm zusammenzustellen, seien Sie kreativ und haben Spaß dabei
Phase 3: Ohne kontinuierliche Optimierung kein gutes Onboarding-Programm
Ein vollständig aufgebautes Onboarding-Programm bedarf der stetigen Pflege und Überarbeitung. Für Molly liegt diese Aufgabe auch in der Verantwortung der Vertriebsleiter*innen. Dazu zählt, die vorgeschlagenen Onboarding-Aktivitäten zu implementieren und durchzusetzen, Tests und PitchIQs für neue Mitarbeiter*innen zu erstellen und die vereinbarten Demo-Sessions durchzuführen.
In dieser Phase wird auch weiteres Feedback eingeholt. Rückmeldungen, sowohl positiv als auch negativ, sind ein wichtiges Element. Neue Mitarbeiter*innen und Vertriebsleiter*innen sollten nach ihrer Meinung und Perspektive gefragt werden. Ihre Antworten zeigen dann, welche Bereiche eventuell nochmals überarbeitet werden sollten. Neuen Mitarbeiter*innen wird so auch gezeigt, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird, was wiederum zu ihrem Wohlbefinden beiträgt.
Als letztes wird festgelegt, wie oft das Onboarding-Programm aktualisiert werden soll. Der Onboarding-Plan sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, damit er sich stets an den Bedürfnissen und Zielen der aktuellen und zukünftigen Vertriebsmitarbeiter*innen orientiert. Im Plan ist festgelegt, welche Einheit wann überarbeitet werden muss. So wird sichergestellt, dass das Training jederzeit relevant und effektiv ist.
Dieser Beitrag ist nur ein Vorgeschmack darauf, wie Sie mit Showpad ein effektives Onboarding-Programm aufbauen können. In unserem Webinar auf Abruf: „Showtipps: Virtuelles Onboarding – Wie Sie neue Vertriebsmitarbeiter effektiv einarbeiten“ geben wir Ihnen einen praktischen Einblick in unser Onboarding-Programm für den Vertrieb.
